Jak przygotować system ERP na obowiązkowy KSeF

Obowiązkowy KSeF to projekt, który wygląda na integrację IT, a w praktyce jest projektem procesowym. Największe problemy, jakie widzimy u klientów, nie dotyczą API — dotyczą tego, że fakturowanie w firmie działa inaczej, niż wszystkim się wydawało. Oto checklist, od którego zaczynamy każde wdrożenie.

1. Inwentaryzacja: skąd naprawdę wychodzą faktury

W średniej firmie faktury rzadko powstają w jednym miejscu. ERP, system billingowy, sklep internetowy, czasem ręcznie wystawiane dokumenty w programie księgowym. Każde z tych źródeł musi trafić do KSeF — więc pierwszym krokiem jest lista wszystkich miejsc, w których powstaje dokument sprzedaży, i osób, które je obsługują.

2. Mapowanie danych na schemat FA

Schemat faktury ustrukturyzowanej wymaga pól, których wiele systemów nie zbiera — albo zbiera w innym formacie. Typowe pułapki to jednostki miary, stawki VAT dla procedur szczególnych i dane kontrahentów zagranicznych. Tę pracę warto zrobić na próbce rzeczywistych faktur z ostatniego roku, nie na dokumentacji systemu.

3. Testy na środowisku Ministerstwa Finansów

Środowisko testowe MF pozwala przejść cały cykl: wysyłkę, odbiór numeru KSeF, pobranie UPO, odbiór faktur zakupowych. Dobry test to nie „jedna faktura przeszła", tylko tydzień normalnej sprzedaży puszczonej równolegle przez środowisko testowe.

4. Plan awaryjny

KSeF miewa przerwy — ustawa przewiduje na to tryby awaryjne, ale Twój proces też musi je przewidywać: kto decyduje o przejściu w tryb offline, jak wygląda dosyłanie dokumentów, co widzi klient. Szczegóły techniczne tego scenariusza opisaliśmy we wpisie o KSeF 2.0.

Najkrótsza droga

Można to wszystko zbudować samodzielnie — albo spiąć system z gotową warstwą pośredniczącą, która obsługuje schematy, kolejki i tryby awaryjne za Ciebie. Tak działa nasz KSeF Integrator. Wdrożenie zaczynamy od warsztatu z Twoim zespołem — umów rozmowę.